Как задать параметры страницы в экселе. Параметры страницы. Как надо было сделать

Нередко случается так , что , отправляя документ формата Excel на печать , мы получаем на выходе неожиданный результат : либо таблица не вмещается в длину , либо в ширину разъезжается на несколько листов . Давайте разберемся , как правильно настроить печать листа Excel и как распечатывать только необходимую часть таблицы . Не забываем и про — вызов меню Печать листа Excel.

Параметры печати регулируются при помощи функции меню «Файл » — левая верхняя круглая кнопка. Находим слева пункт «Печать ». В левой части откроется окно , где будут отображены основные варианты настройки и вид документа , в котором он будет отправлен на распечатывание . Для того , чтобы отправить документ на принтер , нажимаем «Печать ».

выбрать область печати

Чтобы указать программе , какую часть документа мы хотим получить в распечатанном виде , рассмотрим первичные настройки печати . Здесь три варианта :
— распечатать всю книгу ;
— распечатать активные/выделенные листы ;
— распечатать выделенный фрагмент/диапазон.

Если необходимо отправить на печать определенные листы Excel , кликаем мышкой по каждому нужному листу , одновременно зажимая Ctrl (так выбираем группу листо) , затем находим в меню «Напечатать активные листы » и нажимаем на кнопку «Печать ». Группу листов между двумя листам можно выделить зажав Shift.

Для распечатки определенного фрагмента листа выделяем нужные ячейки и выбираем в меню «Вывести на печать выделенный диапазон».

Как настроить ориентацию документа (альбомный или книжный формат)

В Excel можно выбирать между книжной и альбомной ориентацией в зависимости от того , сколько строк и столбцов мы планируем поместить на листе . При большом количестве строк больше подойдет книжный вариант , а если нужно вместить много столбцов , выбираем альбомный формат .

Заходим на ленте Разметка страницы — раздел Параметры страницы — Ориентация

Как правильно настроить поля печати

Существует два варианта настройки полей печати :
— подобрать подходящий размер из предложенных вариантов ;
— произвести настройку вручную , щелкнув мышкой по клавише «Показать поля », расположенной внизу окна предварительного просмотра с правой стороны ; затем разместить появившиеся поля в нужном порядке .

Печать листа Excel. Как установить масштаб?

С помощью масштабирования можно регулировать размер документа для оптимального использования печатного пространства . Если мы хотим вместить все данные рабочей области на одной бумажной странице , нужно выбрать вкладку «Вписать лист на одну страницу ». Тогда и строки , и столбцы таблицы будут помещены на одной странице . С помощью данной опции можно также размещать на одном печатном листе все строки либо все столбцы документа , чтобы поместить его в удобном для пользователя виде .

Масштаб можно устанавливать вручную . Это делается с помощью пункта «Параметры настраиваемого масштабирования ». Когда появится диалоговое окно с параметрами , выбираем во вкладке «Страница » опцию «Масштаб », где можно установить масштаб в процентах или число страниц по горизонтали и по вертикали , на которые нужно разместить все элементы печатаемой области .

Как распечатать примечания

Если возникает необходимость распечатать примечания , в настройках печати выбираем иконку «Параметры страницы ». Затем в окне находим вкладку «Лист », где выбираем «Печать ». Рядом с полем «Примечания » выйдет список из трех вариантов распечатки примечаний . Выбираем нужный и печатаем . Подробнее .

Если Вас не устраивают ориентация страницы или размеры полей, заданные по умолчанию в Excel, Вы всегда можете их изменить. Microsoft Excel позволят задать как книжную, так и альбомную ориентацию, а также настроить размеры полей в соответствии с Вашими пожеланиями. Как сделать это, мы разберем в данном уроке.

Многие команды, используемые в Excel для подготовки книги к печати и экспорту в формат PDF, можно найти на вкладке Разметка страницы . Эти команды позволяют управлять отображением Ваших данных при печати, включая ориентацию страницы и размеры полей. Такие команды как Печатать заголовки и Разрывы , позволяют сделать Вашу книгу более читаемой.

Режим разметки

Прежде чем вносить изменения в разметку, Вы можете посмотреть книгу в режиме Разметка страницы , чтобы наглядно представить, как будет выглядеть результат.

Excel располагает двумя вариантами ориентации страницы: Альбомная и Книжная . При альбомной ориентации, страница располагается горизонтально, а при книжной – вертикально. Книжный вариант полезно применять для листов с большим количеством строк, в то время как альбомный лучше использовать для листов с большим количеством столбцов. Касаемо примера ниже, то здесь больше подходит книжная ориентация, поскольку лист включает больше строк, чем столбцов.

Как изменить ориентацию страницы в Excel

Форматирование полей

Поле – это пространство между содержимым и краем печатного листа. По умолчанию размеры полей в каждой рабочей книге Excel равны предустановленному значению Обычные . Иногда может понадобиться настроить размеры полей таким образом, чтобы данные располагались как можно более комфортно. Excel включает в себя несколько предустановленных вариантов размеров полей.

Настраиваемые поля

Excel также позволяет устанавливать пользовательские значения размеров полей.

Инструкция

Раскройте раздел «Файл» в меню табличного редактора. Если вы используете версию Excel 2010, то для этого нужно щелкнуть указателем мыши по зеленой кнопке в левом верхнем углу окна приложения. В версии 2007 года вместо нее примерно в том же месте размещена большая круглая кнопка без надписи, которую производитель во всех документах именует Microsoft Office. Раскрыть это меню можно и другим способом - нажмите клавишу Alt и программа отобразит на каждом пункте меню буквы русского алфавита. Нажатие клавиши с соответствующей литерой раскроет сопоставленный ей пункт меню, разделу «Файл» назначена буква «Ф».

Выберите пункт «Параметры», если вы используете Excel 2010 - это вторая снизу строка в главном меню. В версии Excel 2007 этот пункт заменяет кнопка с текстом «Параметры Excel», помещенная в правый нижний угол раскрытого меню - кликните ее. Оба этих действия открывают страницу настроек табличного процессора, разбитую на разделы, список которых помещен у ее левого края.

Если вы используете еще более раннюю версию Microsoft Excel (например, Excel 2003), то ищите нужный пункт в разделе «Сервис» меню приложения. Называется он «Параметры» и открывает отдельное окно настроек, составленное из тринадцати вкладок.

Многие установки табличного редактора можно изменять и без использования страницы настроек. Например, чтобы поменять используемый по умолчанию масштаб отображения страниц достаточно покрутить колесико мыши при нажатой клавише Ctrl. Установленное таким способом увеличение (или уменьшение) будет автоматически сохранено приложением и использовано, когда вы в следующий раз запустите Excel.

Обратите внимание

Не всегда открываемый документ использует настройки, установленные вами в табличном редакторе. Если эта таблица было создана с использованием других установок, то при его сохранении они были записаны в файл, а при открытии ваш Excel прочел и воспроизвел их специально для этого документа.

Надстройками обозревателя Internet Explorer принято именовать составляющие программ, расширяющие возможности браузера. К ним относятся элементы управления ActiveX, как автоматически загружаемые, так и устанавливаемые пользователем.

Инструкция

Нажмите кнопку «Пуск» для вызова главного меню операционной системы Microsoft Windows и перейдите в пункт «Все программы» для выполнения операции включения надстроек интернет-обозревателя.

Выберите пункт Internet Explorer и запустите программу.

Раскройте меню «Сервис» верхней панели инструментов окна приложения и укажите пункт «Управление надстройками».

Определите необходимую надстройку и воспользуйтесь опцией «Включить».

Подтвердите выполнение команды нажатием кнопки OK и вернитесь в главное меню «Пуск» для осуществления процедуры включения нужной настройки альтернативным методом с использованием инструмента «Редактор групповых политик».

Перейдите в пункт «Выполнить» и введите значение gpedit.msc в поле «Открыть».

Подтвердите выполнение команды запуска редактора нажатием кнопки OK и раскройте ссылку «Конфигурация компьютера» двойным кликом мыши.

Перейдите в пункт «Административные шаблоны» и выберите пункт «Компоненты Windows».

Укажите пункт Internet Explorer и раскройте узел «Средства безопасности».

Выберите компонент «Управление надстройками» и ознакомьтесь с возможными опциями выбранной политики:
- «Cписок надстроек» - позволяет добавлять необходимые надстройки в каталог с указанием CLSID-идентификатора в строке «Параметр» и определением значения в строке «Значение»:
- 0 - отключение надстройки без возможности управления из GUI;
- 1 - включение надстройки без возможности управления из GUI;
- 2 - включение надстройки с возможностью управления из GUI;
- «Запретить все надстройки, кроме разрешенных списком надстроек» - позволяет закрыть доступ всем пользователям;
- «Список процессов»;
- «Все процессы».

Измените значение параметра необходимой надстройки и завершите работу инструмента «Редактор групповых политик» для выполнения команды.

Перезагрузите компьютер для применения выбранных изменений.

Источники:

• Управление надстройками Internet Explorer в Windows XP

Программа Microsoft Office Excel предназначена для анализа и обработки данных, работы с формулами, электронными таблицами, графиками, диаграммами. Спектр действий, доступных для выполнения в данном приложении, чрезвычайно широк. Но для начала все же лучше познакомиться с интерфейсом программы, настроить MS Excel под себя.

Инструкция

Разработчики позаботились о том, чтобы все необходимые пользователю инструменты были легкодоступны и их не приходилось долго искать. Поэтому основное меню «Файл» с привычными командами «Открыть», «Создать», «Сохранить» и так далее свернуто под кнопку Office, расположенную в левом верхнем углу окна программы, а часто используемые в работе опции, команды и инструменты вынесены на ленту.

На ленте присутствуют такие вкладки, как «Главная», «Вставка», «Формулы», «Данные» и так далее. На каждой вкладке представлен ряд инструментов, которые, в свою очередь, разбиты на категории и подкатегории. Лента может отображаться как в свернутом, так и в развернутом виде. Чтобы выбрать нужный вид отображения ленты, щелкните по ней правой кнопкой мыши и отметьте маркером в контекстном меню пункт «Свернуть ленту» или, наоборот, снимите маркер с этого пункта, используя левую кнопку мыши.

Над лентой левее от кнопки Office расположена панель быстрого доступа. Туда могут быть вынесены кнопки, которые пользователю часто требуются во время работы, например, с командами «Сохранить», «Отменить последнее действие», «Вернуть действие». Если вы нажмете на кнопку со стрелкой в правой части данной панели, развернется подменю. В нем вы можете отметить маркером те команды, которые вам нужны, и они появятся в виде кнопок на панели быстрого доступа. Если команд в списке слишком мало, выберите пункт «Другие команды» и добавьте кнопки из расширенного списка.

Для настройки строки состояния щелкните правой кнопкой мыши по нижней панели в окне программы. Развернется меню. Отметьте маркером те элементы, которые должны отображаться при работе с листом Excel: подписи, номера страниц, режим ячейки, масштаб и так далее.

Чтобы получить доступ к расширенным настройкам Excel, кликните по кнопке Office и выберите в самом конце меню пункт «Параметры Excel». Откроется новое диалоговое окно. В его левой части отображаются разделы: «Основные», «Формулы», «Ресурсы», «Надстройки» и прочее. В правой части каждого раздела можно выбрать те или иные параметры работы с Excel, начиная с изменения цвета интерфейса и заканчивая установкой параметров вычислений и работы с формулами. Все изменения в настройках необходимо подтвердить кнопкой ОК.

Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная . Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Он хорош для вывода черновиков, но совершенно не подходит для печати чистовых документов, которые должны быть хорошо оформлены и не терпят присутствия излишней информации. Поэтому перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.

В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы - в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.

Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати - настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.

1. Откройте файл Электронная таблица.xls.

2. Разверните лист Формулы, щелкнув на его корешке.

В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.

3. Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.

4. Выберите команду Вставка > Скопированные ячейки , чтобы дублировать ячейки, выделенные на шаге 3.

5. В открывшемся окне диалога выберите положение переключателя Диапазон со сдвигом вправо , а затем щелкните на кнопке ОК . Ячейки, выделенные на шаге 3, будут дублированы с добавлением новых столбцов.

6. Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните на ячейке В1 и протащите маркер нижнего левого угла рамки вправо, чтобы рамка охватила диапазон В1:М1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.

7. В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:Fl4, скопируйте ее, щелкните на ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Тенерь лист будет выглядеть так, как показано на рис. 12.1.

Рис. 12.1. Обновленный лист Формулы

8. Выберите команду Файл > Параметры страницы .

9. Разверните в открывшемся окне диалога вкладку Страница , показанную на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Настройка ориентации страницы и масштаба

10. Выберите положение переключателя Альбомная .

11. Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Просмотр . Если выбран стандартный размер бумаги формата А4, то окажется, что на страницу не влезают все столбцы (рис. 12.3).

Рис. 12.3. Таблица в масштабе 100 %

12. Нажмите клавишу Page Down и вы увидите, что ячейки крайнего правого столбца перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.

Примечание В полученной таблице данные столбцов H-L повторяют числа столбцов B-G. Если хотите, измените величины в некоторых ячейках. В упражнениях этого занятия конкретные числовые значения ячеек несущественны.

13. Щелкните на кнопке Страница панели инструментов, чтобы вернуться в окно диалога Параметры страницы .

Раздел Масштаб этого окна диалога позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика Установить можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом выбрать соответствующее положение переключателя.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет сам подгонять размер таблицы под площадь страницы.

Примечание Счетчики, расположенные в строке Разместить... , позволяют указать инструменту автоматического масштабирования, какое число страниц должна занимать таблица по ширине и высоте.

14. Выберите положение переключателя Разместить... и оставьте в обоих счетчиках, соответствующих этому положению, числа 1.

15. Щелкните на кнопке ОК . Теперь вся таблица помещается на одну страницу. Если вы снова щелкнете на кнопке Страница, то увидите в счетчике установить величину 96%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При необходимости можете скорректировать его.

Зачастую конечной целью работы над документом Excel является его распечатка. Но, к сожалению, не каждый пользователь знает, как выполнить данную процедуру, особенно если нужно вывести на печать не все содержимое книги, а только определенные страницы. Давайте разберемся, как производить распечатку документа в программе Excel.

Прежде, чем приступать к распечатке любого документа, следует убедиться, что принтер правильно подключен к вашему компьютеру и произведена необходимая его настройка в операционной системе Windows. Кроме того, наименование устройства, на котором вы планируете производить печать должно отображаться через интерфейс Эксель. Для того, чтобы убедиться в правильности подключения и настройки, перейдите во вкладку «Файл» . Далее переместитесь в раздел «Печать» . В центральной части открывшегося окна в блоке «Принтер» должно отображаться наименование того устройства, на котором вы планируете распечатывать документы.

Но даже, если устройство правильно отображается, это ещё не гарантирует, что оно подключено. Данный факт означает только то, что оно правильно настроено в программе. Поэтому перед выполнением распечатки убедитесь, что принтер включен в сеть и подсоединен к компьютеру посредством кабеля или беспроводных сетей.

Способ 1: печать всего документа

После того, как подключение проверено, можно приступать к распечатке содержимого файла Excel. Проще всего распечатать документ целиком. С этого мы и начнем.

1. Переходим во вкладку «Файл» .



2. Далее перемещаемся в раздел «Печать» , нажав на соответствующий пункт в левом меню открывшегося окна.



3. Запускается окно распечатки. Далее переходим к выбору устройства. В поле «Принтер» должно отображаться наименование именно того устройства, на котором вы планируете производить печать. Если там отображается наименование другого принтера, нужно кликнуть по нему и из выпадающего списка выбрать удовлетворяющий вас вариант.



4. После этого перемещаемся к блоку настроек, расположенному ниже. Так как нам нужно распечатать все содержимое файла, кликаем по первому полю и выбираем из открывшегося списка пункт «Напечатать всю книгу» .



5. В следующем поле можно выбрать, какой именно тип распечатки производить:
   • Односторонняя печать ;
   • Двусторонняя с переворотом относительно длинного края ;
   • Двусторонняя с переворотом относительно короткого края .

   Тут уже нужно производить выбор в соответствии с конкретными целями, но по умолчанию установлен первый вариант.



6. В следующем пункте предстоит выбрать, разбирать нам по копиям печатаемый материал или нет. В первом случае, если вы распечатаете несколько копий одного и того же документа, сразу на печать пойдут все листы по порядку: первой копии, затем второй и т.д. Во втором случае принтер распечатает сразу все экземпляры первого листа всех копий, потом второй и т.д. Этот параметр особенно пригодится в том случае, если пользователь печатает много копий документа, и значительно облегчит сортировку его элементов. Если же вы распечатываете одну копию, то данная настройка абсолютно неважна для пользователя.



7. Очень важной настройкой является «Ориентация» . В этом поле определяется, в какой ориентации будет производиться печать: в книжной или в альбомной. В первом случае высота листа больше её ширины. При альбомной ориентации ширина листа больше высоты.



8. В следующем поле определяется размер печатаемого листа. Выбор данного критерия, в первую очередь, зависит от размера бумаги и от возможностей принтера. В большинстве случаев используют формат A4 . Он и выставлен в настройках по умолчанию. Но иногда приходится использовать и другие доступные размеры.



9. В следующем поле можно установить размер полей. По умолчанию применяется значение «Обычные поля» . При этом виде настроек размер верхнего и нижнего полей составляет 1,91 см , правого и левого – 1,78 см . Кроме того, существует возможность установки следующих видов размеров полей:
   • Широкие ;
   • Узкие ;
   • Последнее пользовательское значение .

   Также, размер поля можно задать вручную, как это сделать мы поговорим ниже.



10. В следующем поле настраивается масштабирование листа. Возможны такие варианты выбора этого параметра:
    • Текущий (распечатка листов с фактическим размером) – по умолчанию;
    • Вписать лист на одну страницу ;
    • Вписать все столбцы на одну страницу ;
    • Вписать все строки на одну страницу .



11. Кроме того, если вы хотите установить масштаб вручную, задав конкретную величину, а, не пользуясь вышеуказанными установками, то можно перейти по пункту «Параметры настраиваемого масштабирования» .

    

    Как альтернативный вариант можно нажать на надпись «Параметры страницы» , которая размещена в самом низу в конце перечня полей настроек.



12. При любом из вышеуказанных действий происходит переход в окно, именуемом «Параметры страницы» . Если в вышеуказанных настройках можно было производить выбор между предустановленными вариантами настроек, то тут пользователь имеет возможность сам настроить отображение документа, как он захочет.

    В первой вкладке данного окна, которая называется «Страница» можно настроить масштаб, указав его точную величину в процентах, ориентацию (книжная или альбомная), размер бумаги и качество печати (по умолчанию 600 точек на дюйм).



13. Во вкладке «Поля» производится точная настройка величины полей. Помните, мы об этой возможности говорили чуть выше. Тут можно задать точные, выраженные в абсолютных величинах, параметры каждого поля. Кроме того, тут же можно установить горизонтальное или вертикальное центрирование.



14. Во вкладке «Колонтитулы» можно создать колонтитулы и настроить их расположение.



15. Во вкладке «Лист» можно настроить отображение сквозных строк, то есть, таких строк, которые будут распечатываться на каждом листе в определенном месте. Кроме того, тут же можно настроить последовательность вывода листов на принтер. Имеется также возможность вывести на печать саму сетку листа, которая по умолчанию не распечатывается, заголовки строк и столбцов, и некоторые другие элементы.



16. После того, как в окне «Параметры страницы» завершены все настройки, не забываем нажать на кнопку «OK» в его нижней части для того, чтобы сохранить их для распечатки.



17. Возвращаемся в раздел «Печать» вкладки «Файл» . В правой части открывшегося окна расположена область предпросмотра. В ней отображается та часть документа, которая выводится на принтер. По умолчанию, если вы не производили никаких дополнительных изменений в настройках, на печать должно выводиться все содержимое файла, а значит, в области предпросмотра должен отображаться весь документ. Чтобы убедиться в этом, можно прокрутить полосу прокрутки.



18. После того, как те настройки, которые вы считаете нужным установить, указаны, жмем на кнопку «Печать» , расположенную в одноименном разделе вкладки «Файл» .



19. После этого все содержимое файла будет распечатано на принтере.

Существует и альтернативный вариант настроек печати. Его можно осуществить, перейдя во вкладку «Разметка страницы» . Элементы управления отображением печати размещены в блоке инструментов «Параметры страницы» . Как видим, они практически те же, что и во вкладке «Файл» и управляются по таким же принципам.

Для перехода в окно «Параметры страницы» нужно нажать на пиктограмму в виде косой стрелки в нижнем правом углу одноименного блока.

После этого будет запущено уже знакомое нам окно параметров, в котором можно производить действия по вышеуказанному алгоритму.

Способ 2: распечатка диапазона указанных страниц

Выше мы рассмотрели, как настроить печать книги в целом, а теперь давайте рассмотрим, как это сделать для отдельных элементов, если мы не хотим печатать весь документ.

Способ 3: печать отдельных страниц

Но что делать, если нужно распечатать не один диапазон, а несколько диапазонов страниц или несколько отдельных листов? Если в Ворде листы и диапазоны можно задать через запятую, то в Экселе такого варианта не существует. Но все-таки выход из данной ситуации есть, и он заключается в инструменте, который называется «Область печати» .

Кстати, этим же способом с помощью установки области выделения можно производить печать не только отдельных листов, но и отдельных диапазонов ячеек или таблиц внутри листа. Принцип выделения при этом остается тем же, что и в описанной выше ситуации.

Как видим, для того, чтобы настроить печать нужных элементов в Экселе в том виде, в котором вы того желаете, нужно немного повозиться. Полбеды, если нужно распечатать весь документ, но если требуется произвести печать отдельных его элементов (диапазонов, листов и т.д.), то начинаются трудности. Впрочем, если вы знакомы с правилами распечатки документов в этом табличном процессоре, то сможете с успехом решить поставленную задачу. Ну, а о способах решения, в частности при помощи установки области печати, как раз и рассказывает данная статья.